Una columna de hacer, también conocida como columna de acción o columna de tareas, es un concepto utilizado en gestión de proyectos, productividad personal y metodologías como el Kanban o el Método GTD (Getting Things Done). Este tipo de columna se encarga de representar las actividades que se deben realizar, ya sea en un entorno laboral, académico o personal. Su función principal es ayudar al usuario a organizar, visualizar y priorizar las tareas pendientes de manera clara y efectiva. A lo largo de este artículo, exploraremos en profundidad qué implica una columna de hacer, cómo se implementa y cuáles son sus beneficios en diferentes contextos.
¿Qué es una columna de hacer?
Una columna de hacer es una sección dentro de un sistema de gestión de tareas que alberga todas las actividades que están listas para ser realizadas, pero aún no se han completado. Este concepto se utiliza comúnmente en herramientas visuales como tableros Kanban, donde las tareas se mueven entre columnas como por hacer, en progreso y hecho. La columna de hacer, por tanto, sirve como punto de partida para las acciones que se van a emprender.
En términos más generales, esta columna ayuda a mantener un control sobre las actividades que se deben ejecutar, evitando que se olviden o se dejen en segundo plano. Es una forma de estructurar la agenda diaria, semanal o mensual, dependiendo del enfoque que se elija. Al visualizar lo que se debe hacer, se facilita la toma de decisiones sobre qué tarea priorizar, cuánto tiempo dedicarle y cómo organizar el trabajo.
La importancia de organizar las tareas pendientes
Organizar las tareas pendientes es una práctica fundamental para mejorar la productividad y reducir el estrés. Cuando se tiene una columna de hacer bien definida, se evita la acumulación de trabajo y se minimiza la sensación de estar abrumado. Esta columna actúa como un recordatorio visual constante de lo que se debe completar, lo que permite trabajar con mayor claridad y enfoque.
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Además, la organización de tareas mediante una columna de hacer permite identificar patrones en el trabajo, como tareas repetitivas o proyectos que requieren mayor atención. Esto facilita la planificación a largo plazo y ayuda a detectar áreas donde se pueden optimizar los procesos. Por ejemplo, si una persona nota que ciertas tareas aparecen constantemente en la columna de hacer, podría considerar automatizarlas o delegarlas.
Diferencias entre una columna de hacer y una de por hacer
Es común confundir las columnas de hacer con las de por hacer, pero ambas tienen funciones distintas dentro de un sistema de gestión de tareas. Mientras que la columna de por hacer puede contener tareas que aún no se han priorizado o que no están listas para comenzar, la columna de hacer alberga aquellas que ya están listas para ser ejecutadas.
Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo web, la columna de por hacer podría incluir ideas de funcionalidades que aún no se han evaluado, mientras que la columna de hacer contendría las tareas específicas que están programadas para esa semana. Esta distinción es clave para evitar que las tareas se atasquen en el limbo entre pendientes y en ejecución.
Ejemplos prácticos de columnas de hacer
Un ejemplo clásico de uso de una columna de hacer es en el sistema Kanban. En una empresa de marketing digital, por ejemplo, la columna de hacer podría incluir tareas como redactar 5 artículos de blog, editar video promocional, agendar reunión con cliente o analizar reporte de tráfico web. Cada tarea se mueve a la columna de en progreso una vez que se comienza, y luego a la de hecho cuando se completa.
Otro ejemplo es el uso de una columna de hacer en un entorno personal. Un estudiante podría usar una columna de hacer para organizar sus estudios, incluyendo tareas como revisar apuntes de matemáticas, preparar presentación para clase o hacer ejercicios de física. Esta organización ayuda a mantener el enfoque y a no perder de vista lo que se debe hacer a diario.
El concepto de flujo de trabajo en relación con la columna de hacer
El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con el uso de una columna de hacer, ya que esta columna es el primer paso en el proceso de ejecutar tareas. En una metodología como el Kanban, el flujo de trabajo se divide en varias etapas: por hacer, en progreso, en revisión y hecho. La columna de hacer representa la entrada de tareas en este flujo.
Este enfoque permite visualizar cómo se mueven las tareas a través del sistema, identificando cuellos de botella o áreas donde se acumulan retrasos. Por ejemplo, si muchas tareas se quedan atascadas en la columna de hacer, podría indicar que el sistema no está gestionando bien la priorización o que el equipo no tiene capacidad para ejecutar más tareas. En este sentido, la columna de hacer no solo sirve para organizar, sino también para optimizar procesos.
Recopilación de herramientas que usan columnas de hacer
Existen varias herramientas digitales y físicas que implementan el uso de columnas de hacer como parte de su sistema de gestión. Algunas de las más populares incluyen:
- Trello: Una herramienta en línea que permite crear tableros con columnas personalizables, incluyendo una columna de hacer.
- Notion: Combina bases de datos, tableros Kanban y notas, permitiendo organizar tareas en columnas.
- ClickUp: Ofrece tableros Kanban con columnas como por hacer, en hacer, hecho.
- Microsoft To-Do: Permite crear listas de tareas diarias y semanales con opciones de organización.
- Post-it físico: Aunque tradicional, muchos profesionales usan papeles adhesivos en un tablero para visualizar tareas en columnas.
Estas herramientas son ideales para personas que necesitan una representación visual de sus tareas y que buscan mantener una alta organización en sus proyectos.
Cómo implementar una columna de hacer en tu rutina diaria
Implementar una columna de hacer en tu rutina diaria es más sencillo de lo que parece. Lo primero que debes hacer es definir qué tareas son relevantes para tu día. Puedes usar una lista de tareas diaria, ya sea digital o física, y dividirla en columnas. Por ejemplo:
- Por hacer: Tareas que aún no están listas para comenzar.
- Hacer: Tareas que debes completar hoy.
- Hecho: Tareas finalizadas.
Una vez que has establecido estas columnas, dedica unos minutos al final del día para revisar qué se logró y qué no. Esto te ayuda a ajustar la planificación del día siguiente y a identificar patrones que puedan estar afectando tu productividad.
¿Para qué sirve una columna de hacer?
La columna de hacer sirve principalmente para organizar las tareas que se deben ejecutar, lo que permite una mejor gestión del tiempo y del trabajo. Al tener un lugar visual donde se muestran las actividades pendientes, se evita la procrastinación y se facilita la priorización de lo que es más urgente o importante.
Además, esta columna tiene la ventaja de que mantiene las tareas visibles, lo que ayuda a no olvidarlas. También permite medir el progreso a lo largo del día o del mes, ya que las tareas se mueven de una columna a otra a medida que se avanzan. Para equipos de trabajo, tener una columna de hacer compartida es clave para mantener alineados a todos los miembros del equipo y asegurar que nadie se pierda en el proceso.
Sinónimos y variantes de la columna de hacer
Existen varias formas de referirse a la columna de hacer, dependiendo del contexto o la herramienta que se esté utilizando. Algunos sinónimos y variantes incluyen:
- Tareas pendientes
- Pendientes del día
- Trabajo por realizar
- Actividades por ejecutar
- Lista de hacer
- To-do list
- Backlog de trabajo
Estos términos son utilizados en diferentes contextos, pero todos se refieren esencialmente a la misma idea: un conjunto de actividades que están listas para ser ejecutadas. Es importante elegir el término que mejor se adapte al sistema de gestión que estés utilizando, ya que esto facilitará la comunicación y la comprensión de los procesos.
Cómo integrar una columna de hacer en un entorno de trabajo colaborativo
En un entorno de trabajo colaborativo, una columna de hacer puede ser una herramienta fundamental para coordinar las tareas entre los miembros del equipo. Al utilizar una plataforma como Trello o Notion, los equipos pueden crear tableros compartidos donde cada miembro puede ver qué tareas están pendientes, qué están en proceso y qué ya están completas.
Esta transparencia fomenta la responsabilidad individual y la colaboración en equipo. Además, permite identificar rápidamente si hay tareas que se están retrasando o si algún miembro del equipo está sobrecargado. Al tener una columna de hacer bien organizada, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente y con menos conflictos.
El significado de una columna de hacer en el contexto de la productividad personal
En el contexto de la productividad personal, una columna de hacer representa la concreción de objetivos y metas a corto plazo. Es una herramienta que permite a las personas visualizar lo que necesitan hacer para avanzar en sus proyectos, ya sea en su vida profesional o personal. Esta columna actúa como un recordatorio constante de lo que se debe lograr y ayuda a mantener el enfoque en lo realmente importante.
Además, al tener una columna de hacer definida, se reduce el tiempo que se pierde pensando en qué hacer a continuación. Esto aumenta la eficiencia y la productividad general. Por ejemplo, una persona que quiere comenzar a escribir un libro puede usar una columna de hacer para organizar las tareas como investigar tema, escribir capítulo 1, editar capítulo 2, etc.
¿De dónde proviene el concepto de la columna de hacer?
El concepto de la columna de hacer tiene sus raíces en la metodología Kanban, desarrollada originalmente en los años 50 por Taiichi Ohno en Toyota como parte de la producción en cadena. La idea era visualizar el flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y optimizar los procesos. Con el tiempo, esta metodología fue adaptada por equipos de desarrollo de software y luego por personas de distintas áreas que buscaban mejorar su productividad.
La columna de hacer se convirtió en una parte fundamental de los tableros Kanban, sirviendo como punto de partida para las tareas. Con la llegada de las herramientas digitales, como Trello y Notion, el uso de columnas de hacer se extendió a un público más amplio, permitiendo que tanto empresas como individuos pudieran beneficiarse de esta forma de organización visual.
Cómo adaptar una columna de hacer según tu estilo de trabajo
Cada persona tiene un estilo de trabajo diferente, por lo que es importante adaptar la columna de hacer a las necesidades individuales. Algunas personas prefieren usar columnas físicas con post-it, mientras que otras optan por tableros digitales. Lo importante es que el sistema sea visual y fácil de actualizar.
También es útil personalizar la columna de hacer según el tipo de trabajo. Por ejemplo, si trabajas en diseño gráfico, tu columna de hacer puede incluir tareas como revisar brief del cliente, diseñar mockup, entregar archivo final. Si eres estudiante, podrías incluir tareas como leer capítulo 3, hacer resumen, preparar examen.
¿Cómo usar una columna de hacer para mejorar tu productividad?
Para mejorar tu productividad con una columna de hacer, es fundamental seguir algunos pasos clave:
- Definir claramente las tareas: Antes de agregar una tarea a la columna de hacer, asegúrate de que sea específica y medible.
- Priorizar las tareas: No todas las tareas son iguales. Usa un sistema de priorización como el método Eisenhower para identificar lo que es urgente e importante.
- Dividir tareas grandes: Si una tarea es muy compleja, divídela en subtareas más manejables.
- Mover las tareas a medida que avanzas: Una vez que comienzas una tarea, mueve su entrada a la columna de en progreso para evitar confusiones.
- Revisar al final del día: Al finalizar la jornada, revisa qué tareas completaste y qué no. Ajusta tu planificación para el día siguiente.
Al seguir estos pasos, podrás maximizar el uso de la columna de hacer y obtener mejores resultados en menos tiempo.
Ejemplos de uso de la columna de hacer en distintos contextos
En diferentes contextos, la columna de hacer puede tener distintas aplicaciones. Por ejemplo:
- En un proyecto de desarrollo web: Diseñar wireframe, escribir código de login, probar funcionalidades.
- En un emprendimiento: Investigar mercado, crear plan de negocios, contactar proveedores.
- En un estudiante universitario: Estudiar para examen, preparar presentación, entregar tarea.
- En un profesional independiente: Citar a cliente, preparar factura, actualizar portafolio.
Cada contexto requiere una adaptación específica, pero el objetivo siempre es el mismo: organizar y ejecutar tareas de manera eficiente.
Cómo evitar que la columna de hacer se llene de tareas innecesarias
Una de las principales dificultades al usar una columna de hacer es que puede convertirse en una lista interminable de tareas, algunas de las cuales no son realmente necesarias. Para evitar esto, es importante:
- Evaluar la relevancia de cada tarea: ¿Realmente necesitas hacerlo ahora?
- Usar la regla de los 2 minutos: Si una tarea toma menos de 2 minutos, hazla inmediatamente.
- Evitar la acumulación de tareas: Si algo no se puede hacer hoy, revisa si es posible posponerlo o delegarlo.
- Limpiar regularmente la columna: Al final del día o semana, revisa y elimina tareas que ya no sean relevantes o que hayan sido completadas.
Estas prácticas te ayudarán a mantener la columna de hacer como una herramienta útil y no como una fuente de estrés.
Integrar la columna de hacer con otras técnicas de productividad
La columna de hacer puede integrarse con otras técnicas de productividad para obtener resultados aún mejores. Por ejemplo:
- Técnica Pomodoro: Usa la columna de hacer para seleccionar las tareas que realizarás en cada sesión de 25 minutos.
- Método GTD: Combina la columna de hacer con la lista de pendientes para asegurar que todas las tareas estén organizadas y ejecutadas.
- Planificación semanal: Usa la columna de hacer como parte de tu planificación semanal para priorizar lo más importante.
La clave es encontrar un sistema que se adapte a tu estilo de trabajo y que te permita avanzar de manera constante.
Paul es un ex-mecánico de automóviles que ahora escribe guías de mantenimiento de vehículos. Ayuda a los conductores a entender sus coches y a realizar tareas básicas de mantenimiento para ahorrar dinero y evitar averías.
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