En el ámbito laboral, entender qué implica el concepto de función del puesto es clave para garantizar la eficiencia de las organizaciones. Esta idea, también conocida como descripción de funciones o perfil laboral, permite identificar las responsabilidades, tareas y objetivos asociados a un rol específico dentro de una empresa. Este artículo abordará a fondo qué significa esta noción, cómo se define, y por qué es fundamental tanto para los empleadores como para los empleados.
¿Qué es que es función del puesto?
La función del puesto se refiere al conjunto de actividades, responsabilidades y objetivos que se espera que realice un empleado dentro de una organización. Es una herramienta fundamental en la gestión de personal, ya que permite establecer con claridad qué se espera de cada colaborador, qué habilidades son necesarias para desempeñar el rol y cómo se evalúa su desempeño.
Además de definir las tareas diarias, la función del puesto también incluye aspectos como las competencias requeridas, las herramientas o recursos necesarios, el entorno laboral y las metas que debe alcanzar el puesto dentro de la estructura organizacional. Es un documento o proceso que ayuda a alinear las expectativas entre la empresa y el trabajador.
Un dato interesante es que el concepto moderno de descripción de puestos se desarrolló a mediados del siglo XX, impulsado por estudios de eficiencia industrial y por la necesidad de estructurar roles en grandes empresas. Hoy en día, es una práctica estándar en recursos humanos.
También te puede interesar
La importancia de definir con claridad las funciones de cada rol
Definir con precisión la función de cada puesto no solo beneficia a los empleados, sino también a la organización en su conjunto. Cuando las funciones están claramente establecidas, se facilita la toma de decisiones, se evita la duplicación de esfuerzos y se optimiza la distribución de tareas. Además, permite que los empleados comprendan su lugar en la estructura de la empresa y cómo contribuyen al logro de los objetivos generales.
Por ejemplo, en una empresa de logística, una descripción clara de las funciones del puesto de operador de almacén puede incluir tareas como la recepción de mercancía, el etiquetado, el almacenamiento y el control de inventario. Sin una definición clara, podría surgir confusión sobre quién es responsable de cada actividad, lo que podría llevar a errores o retrasos en la operación.
También es clave para la planificación estratégica. Las funciones de los puestos permiten identificar qué roles son críticos, qué habilidades faltan y qué áreas necesitan desarrollo. Esto facilita la implementación de programas de formación, promoción interna y mejora continua.
Funciones del puesto y su relación con el contrato laboral
Una función del puesto también está intrínsecamente ligada al contrato de trabajo. Aunque no siempre se incluye textualmente en el documento legal, muchas organizaciones utilizan la descripción del puesto como base para definir las condiciones laborales, como el salario, las responsabilidades y los horarios. Esto garantiza que tanto empleador como empleado tengan una comprensión mutua sobre las expectativas del rol.
Además, en caso de conflictos laborales o revisiones de desempeño, la función del puesto sirve como referencia para evaluar si el empleado cumple con lo acordado. Por ejemplo, si una persona es contratada como analista de datos y su función incluye la elaboración de informes de inteligencia de mercado, y luego se le asigna una labor completamente distinta, podría considerarse una violación de las condiciones laborales.
Por otro lado, también permite a los empleados conocer sus límites laborales y derechos. Si se les pide realizar tareas que no están dentro de la función del puesto definida, pueden solicitar aclaraciones o incluso presentar una queja formal.
Ejemplos de funciones del puesto en diferentes sectores
Para ilustrar mejor el concepto, aquí se presentan ejemplos de funciones del puesto en tres sectores distintos:
- Sector educativo (Docente de primaria):
- Planificar y desarrollar clases según el currículo.
- Evaluar el progreso académico de los estudiantes.
- Comunicarse con padres para informar sobre el desempeño escolar.
- Participar en reuniones pedagógicas y capacitaciones.
- Sector salud (Enfermero(a) clínico):
- Aplicar tratamientos médicos bajo supervisión del médico.
- Monitorear los signos vitales de los pacientes.
- Administrar medicamentos según prescripción.
- Mantener registros médicos actualizados.
- Sector tecnología (Desarrollador de software):
- Diseñar e implementar soluciones informáticas.
- Realizar pruebas de calidad y depurar código.
- Colaborar con equipos multidisciplinarios para resolver problemas técnicos.
- Documentar el código y mantenerlo actualizado.
Estos ejemplos muestran cómo cada función del puesto varía según la industria, pero siempre se centra en describir las actividades clave del rol.
El concepto de rol laboral y su conexión con la función del puesto
El concepto de rol laboral está estrechamente relacionado con la función del puesto. Mientras que la función del puesto se enfoca en las tareas específicas, el rol laboral abarca una visión más amplia, incluyendo las interacciones con otros empleados, la autoridad que se le otorga al puesto y su lugar en la jerarquía organizacional.
Por ejemplo, un gerente de ventas no solo tiene funciones como cerrar acuerdos con clientes y supervisar a su equipo, sino que también desempeña un rol estratégico al definir metas, manejar presupuestos y colaborar con otros departamentos.
En resumen, la función del puesto se centra en lo que se hace, mientras que el rol laboral describe cómo se relaciona ese puesto con el resto de la organización. Ambos son elementos complementarios que deben considerarse para una descripción completa del perfil laboral.
10 ejemplos de funciones del puesto comunes en empresas
- Gerente general: Liderar la operación de la empresa, tomar decisiones estratégicas y coordinar a los equipos.
- Asistente administrativo: Realizar tareas de oficina, gestionar archivos, programar reuniones y apoyar a los gerentes.
- Contador: Manejar registros financieros, preparar estados contables y cumplir con obligaciones fiscales.
- Vendedor: Contactar a clientes, promocionar productos y cerrar ventas.
- Encargado de logística: Coordinar la distribución de mercancías, gestionar inventarios y optimizar rutas.
- Técnico de mantenimiento: Revisar y reparar equipos, realizar mantenimiento preventivo y resolver problemas técnicos.
- Recepcionista: Atender llamadas, recibir visitas, gestionar el correo y mantener el orden en el área de recepción.
- Diseñador gráfico: Crear materiales visuales, desarrollar identidad corporativa y colaborar con el equipo de marketing.
- Especialista en RRHH: Gestionar contrataciones, realizar entrevistas, elaborar documentación laboral y promover la cultura organizacional.
- Analista de datos: Recopilar, procesar y analizar datos para apoyar la toma de decisiones.
Cada uno de estos ejemplos muestra cómo la función del puesto puede variar significativamente según el área y el nivel de responsabilidad.
Cómo se elabora una función del puesto
Elaborar una función del puesto implica un proceso estructurado que asegura que se cubran todos los aspectos relevantes del rol. A continuación, se detalla el proceso paso a paso:
Paso 1: Identificar el puesto. Se elige el cargo que se va a describir y se recopilan datos sobre su estructura actual.
Paso 2: Recopilar información. Se entrevista al empleado actual, al jefe directo y a otros colaboradores relevantes. También se revisan documentos como el contrato laboral o manuales internos.
Paso 3: Definir tareas y responsabilidades. Se listan las actividades clave, los objetivos del puesto y las herramientas necesarias.
Paso 4: Establecer competencias. Se identifican las habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para desempeñar el rol.
Paso 5: Especificar requisitos. Se define el nivel educativo, experiencia previa y cualificaciones requeridas.
Paso 6: Describir el entorno laboral. Se incluye información sobre el lugar de trabajo, horarios, riesgos y condiciones laborales.
Paso 7: Revisar y validar. Se somete la descripción a revisión por parte de los responsables del área y se ajusta según comentarios.
Este proceso asegura que la función del puesto sea clara, útil y actualizada, facilitando la gestión del talento.
¿Para qué sirve la función del puesto?
La función del puesto tiene múltiples aplicaciones prácticas en la administración de recursos humanos. Algunas de las principales son:
- Reclutamiento y selección: Permite definir los requisitos del puesto y facilita la elaboración de ofertas de empleo atractivas.
- Capacitación: Identifica las áreas en las que los empleados necesitan formación o desarrollo.
- Evaluación de desempeño: Establece los criterios para medir el desempeño del colaborador.
- Gestión de sueldos: Ayuda a determinar el salario acorde a las responsabilidades del rol.
- Organización del trabajo: Facilita la distribución de tareas y la coordinación entre departamentos.
- Planeación estratégica: Permite identificar vacantes, duplicidades o áreas críticas dentro de la empresa.
Por ejemplo, una empresa que busca mejorar su cultura organizacional puede utilizar las funciones de los puestos para identificar roles que necesitan más apoyo o para promover la diversidad en el liderazgo.
Sinónimos y expresiones equivalentes a función del puesto
Existen varias expresiones que pueden usarse de manera intercambiable o complementaria a función del puesto, según el contexto. Algunas de las más comunes son:
- Perfil laboral: Descripción detallada del rol y sus exigencias.
- Responsabilidades del cargo: Tareas específicas que debe cumplir el empleado.
- Descripción del puesto: Documento que explica las funciones, requisitos y características del rol.
- Rol laboral: Enfoque en cómo el puesto interactúa con el resto de la organización.
- Perfil del puesto: Incluye aspectos como habilidades, competencias y requisitos educativos.
- Especificaciones de trabajo: Detalla las condiciones y herramientas necesarias para el desempeño del rol.
Cada una de estas expresiones puede usarse según la necesidad, pero todas comparten el objetivo común de definir claramente un rol laboral.
La función del puesto como herramienta de gestión
La función del puesto no solo describe lo que se espera de un empleado, sino que también sirve como base para la toma de decisiones estratégicas en recursos humanos. Por ejemplo, al analizar las funciones de los puestos, una empresa puede identificar si existe redundancia en ciertos roles, si faltan especialistas en áreas críticas o si es necesario crear nuevos cargos para adaptarse a los cambios del mercado.
Una de las aplicaciones más importantes es en la evaluación de puestos, que permite determinar el valor relativo de cada rol dentro de la organización. Esto se hace comparando aspectos como la responsabilidad, la dificultad, la autonomía y el impacto en los resultados. A partir de esta evaluación, se pueden establecer niveles salariales justos y oportunidades de promoción.
Además, al tener una descripción clara de los puestos, se facilita la sucesión de liderazgo, ya que se identifican los roles clave y se planifica la capacitación de los candidatos internos para cubrirlos en el futuro.
¿Qué significa la función del puesto en el contexto laboral?
En el contexto laboral, la función del puesto se define como el conjunto de responsabilidades, tareas y expectativas que se asignan a un rol específico dentro de una organización. Es una herramienta esencial para garantizar que los empleados conozcan lo que se espera de ellos y que las organizaciones puedan operar de manera eficiente.
La función del puesto también establece los requisitos mínimos que debe cumplir un candidato para ocupar el cargo, como nivel educativo, experiencia previa, habilidades técnicas y competencias blandas. Esto permite a las empresas seleccionar personal adecuado y evitar conflictos laborales.
Además, la función del puesto puede incluir información sobre el entorno laboral, como el lugar de trabajo, los horarios, las herramientas necesarias y las normas de conducta. Esta información es fundamental para que el empleado se adapte rápidamente al puesto y realice su trabajo de manera efectiva.
¿De dónde proviene el término función del puesto?
El término función del puesto tiene sus raíces en los estudios de gestión y organización del siglo XX, especialmente durante el auge de la administración científica, impulsada por Frederick Winslow Taylor. Taylor, considerado el padre de la gestión científica, propuso que el trabajo debía analizarse en detalle para optimizar la productividad. En este contexto, se comenzó a definir claramente las funciones de cada puesto para mejorar la eficiencia laboral.
A medida que las empresas crecían y se volvían más complejas, surgió la necesidad de documentar las funciones de los puestos para facilitar la planificación, el reclutamiento y la formación del personal. Esta práctica se consolidó en el siglo XXI con el desarrollo de sistemas de gestión por competencias y la importancia creciente de los recursos humanos como área estratégica en las organizaciones.
Hoy en día, la función del puesto es una herramienta estandarizada que se utiliza en todas las industrias, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa y contexto laboral.
Función del puesto vs. descripción de puesto
Aunque a menudo se usan de manera intercambiable, las expresiones función del puesto y descripción de puesto tienen diferencias sutiles pero importantes:
- Función del puesto: Se centra en las actividades, responsabilidades y objetivos específicos que se esperan del rol. Es más operativa y orientada a la acción.
- Descripción de puesto: Es un documento más completo que incluye no solo las funciones, sino también información como requisitos educativos, competencias, condiciones laborales, relación con otros puestos y, en algunos casos, una descripción del perfil ideal del candidato.
Por ejemplo, en una descripción de puesto de un gerente de marketing, la función puede incluir elaborar estrategias de promoción, mientras que la descripción completa también incluirá requiere título en marketing o administración, cinco años de experiencia y habilidades en gestión de equipos.
Ambas son esenciales, pero la descripción de puesto es más amplia y formal, mientras que la función del puesto se enfoca en el desempeño diario del rol.
¿Qué se incluye en una función del puesto?
Una función del puesto bien elaborada debe incluir varios elementos clave para garantizar su utilidad y claridad. Estos son:
- Identificación del puesto: Nombre del cargo, número de identificación, ubicación y nivel en la estructura organizacional.
- Propósito o finalidad: Breve descripción del objetivo principal del puesto.
- Responsabilidades y funciones: Lista detallada de las tareas que se espera realice el empleado.
- Requisitos del puesto: Nivel educativo, experiencia previa, habilidades técnicas y competencias blandas necesarias.
- Herramientas y recursos: Equipos, software, materiales o recursos que se proporcionan para el desempeño del rol.
- Entorno laboral: Condiciones del lugar de trabajo, horarios, riesgos y normas de seguridad.
- Relaciones interpersonales: Con quién interactúa el empleado (superiores, compañeros, clientes, proveedores).
- Criterios de evaluación: Indicadores de desempeño o metas que se usan para medir el éxito del rol.
La inclusión de estos elementos asegura que la función del puesto sea clara, comprensible y útil tanto para los empleados como para los gerentes.
Cómo usar la función del puesto y ejemplos de aplicación
Para que la función del puesto sea efectiva, es necesario utilizarla correctamente en varias etapas del proceso laboral. A continuación, se presentan ejemplos prácticos de su uso:
- Reclutamiento:
- Ejemplo: Una empresa publica una oferta para un Desarrollador Full Stack basada en la función del puesto. En la descripción se incluyen las responsabilidades, como diseñar y mantener aplicaciones web, y los requisitos, como experiencia en lenguajes de programación como JavaScript y Python.
- Entrevistas de selección:
- Ejemplo: Durante la entrevista, se le pregunta al candidato cómo abordaría las tareas mencionadas en la función del puesto, para evaluar si tiene las habilidades necesarias.
- Formación y capacitación:
- Ejemplo: Un nuevo empleado en un puesto de logística recibe formación en el manejo de software de inventarios, según lo indicado en la función del puesto.
- Evaluación de desempeño:
- Ejemplo: Un gerente evalúa a su equipo comparando el desempeño de cada uno con las funciones definidas en sus respectivos puestos.
- Promoción interna:
- Ejemplo: Un empleado que ha destacado en su rol puede ser considerado para un puesto de supervisión, basándose en la función del puesto superior.
La función del puesto, cuando se utiliza de manera constante y clara, se convierte en una herramienta poderosa para la gestión del talento.
Cómo actualizar la función del puesto en el tiempo
Las funciones de los puestos no son estáticas; deben actualizarse regularmente para reflejar los cambios en la empresa, el mercado y las necesidades del negocio. Para hacerlo de manera efectiva, se recomienda:
- Revisar periódicamente: Cada 12 a 24 meses, o cuando haya cambios significativos en el rol.
- Involucrar a los empleados: Preguntar a los colaboradores sobre las tareas que realizan y si hay nuevas responsabilidades.
- Consultar a los gerentes: Recopilar su opinión sobre las funciones actuales y las necesidades futuras del puesto.
- Ajustar requisitos: Si el puesto evoluciona, actualizar los requisitos educativos, habilidades o experiencia.
- Documentar los cambios: Registrar las actualizaciones en un formato claro y accesible para todos los involucrados.
Por ejemplo, en una empresa que adopta nuevas tecnologías, la función de un puesto como Analista de datos podría incluir ahora habilidades en lenguajes como Python o herramientas de inteligencia artificial.
La función del puesto como base para la planificación estratégica
La función del puesto no solo describe lo que se espera de un empleado, sino que también sirve como base para la planificación estratégica de la empresa. Conociendo las funciones de cada rol, los gerentes pueden identificar:
- Vacantes críticas: Puestos que son esenciales para el funcionamiento de la empresa y que no deben quedar desocupados.
- Áreas de oportunidad: Roles que pueden ser optimizados o automatizados para mejorar la eficiencia.
- Necesidades de capacitación: Identificar habilidades que los empleados actuales necesitan desarrollar para cumplir con las funciones actuales y futuras.
- Distribución de recursos: Asegurar que cada puesto tenga los recursos necesarios para operar de manera efectiva.
- Evaluación de la estructura organizacional: Verificar si el número de puestos es adecuado o si se requieren ajustes.
Un ejemplo práctico es una empresa que identifica que su equipo de soporte técnico no puede atender todas las consultas de los clientes. Al revisar las funciones de los puestos, descubre que se necesitan más empleados o que se debe mejorar la formación del personal existente.
Arturo es un aficionado a la historia y un narrador nato. Disfruta investigando eventos históricos y figuras poco conocidas, presentando la historia de una manera atractiva y similar a la ficción para una audiencia general.
INDICE